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忙而不乱 不畏旺季

管理论坛      南顺 百香果

       又是一年一度的旺季 ,所有人都忙得团团转 ,恨不得一秒钟掰成两秒钟来用  。这时抬头看看周围的同事 ,有些人虽然也很忙 ,但却井井有条 ,各方面都能照顾到 ,事半功倍  。但同时也会发现 ,有的人忙得很狼狈 ,急得团团转 ,到头来这个这个没完成 ,那个那个做错了 ,事倍而功半  。

       这时就该思考一个关键问题了:如何管理“忙” ,让自己做到忙而不乱?或许我们可以研究一些简单有效的方法  。

       首先 ,一定要明确主次  。“忙得团团转”大部分原因 ,就是我们没有分清做事的轻重缓急  。要从源头上解决问题 ,可以分两步走  。

       一、优先级排序  。重要又紧急的先做;紧急不重要的尽量提前完成 ,不要等它变成紧急事件;重要不紧急的要花时间做 ,防止拖的时间长了成为重要紧急的;不重要不紧急的往后放  。

       二、把一周要做的所有事情都列出来 ,每天上班第一件事就是打开它 ,看看今天要做些什么 ,把事情按轻重缓急排序后再去做  。有临时新增加的待办事项时随时添加进去  。这样做不但不会忘事 ,还能大大减轻我们大脑的负担  。而且每天下班还能检视下今天的工作情况 ,看看该做的事情有没有做完 ,顺便把没做完的事情挪到下一天  。

       其次 ,要学会管理别人的期望值  。我们有一些工作是要和同事配合的 ,大家都希望自己的事情能够优先被处理 ,如果什么事情都按对方要求的时间来做 ,结果把自己逼上了“绝路”  。所以 ,我们必须学会管理别人的期望值 ,才能给自己更加合理的时间安排  。这当然也是有方法的  。

       一、了解对方的目的  。如果我们盲目的接受别人找你的工作 ,把自己的活放到一边帮对方做完后 ,结果那件事并不是紧急的事情 ,可能对方几天后才用上 ,而你为了做这件事 ,反而耽误了更紧急的另一件事  。了解对方的目的 ,问清交付的时限和标准 ,再穿插到工作清单中 ,就可以避免此类情况  。

       二、试着拆分对方的工作 ,把的确需要自己处理的部分拿出来 ,请对方完成他也能做到的那一部分 ,这样就能在有限的时间里尽可能高效快捷的完成配合  。当然 ,这其中需要你和对方清晰沟通 ,避免误解  。

       再次 ,学着释放大脑  。我们现在的大脑其实是擅长思考和运算 ,而不擅长记忆的 ,如果光靠脑子记事情 ,不但容易忘 ,还会给大脑带来巨大的负担  。

       一、古人言 ,好记性不如烂笔头  。当你的脑子记的事情多了 ,处理能力会下降 ,而且事情多了 ,光用脑子根本记不住 ,所以你应该拿个本子把事情记下来 ,这样才能把脑子容量腾出来思考  。二、设置免打扰时间  。我们很多时候效率不高 ,就是因为被频繁地打断 ,心情变差、思路阻断、效率降低  。所以 ,当我们做一件复杂又重要的事时 ,要设定免打扰时间 ,让自己的脑子高速转动  。

       最后 ,高效的处理方法  。我们忙得团团转 ,还有一个很重要的原因 ,就是工作方法不够高效  。

       一、快速处理  。如果工作是能快速处理完的 ,就直接处理 ,不要延后  。二、选择高效沟通工具  。有时候 ,我们习惯用微信、有度、邮件来进行沟通 ,虽然以上方法有多种好处 ,比如:不打扰对方、给对方留有处理的时间、对以后核对此次事项有直接有效的书面结果……但是这都不能否认这些沟通方式有个缺点 ,时效低  。效率最高的沟通工具就是电话 ,当我们遇到紧急事件 ,希望对方马上回复时 ,就应该选择电话 ,立马找到人 ,立马处理 ,这样才能马上进行下一项工作  。三、学会管理收件箱  。我们每天接收信息最直面的就是来自邮件 ,所以每天都有许多邮件往来 ,尤其是旺季 ,几分钟就一封邮件 ,这时候学会管理收件箱就很有必要  。给邮件分门别类 ,按自己的习惯去设置 ,有些喜欢按照发件人设置收件夹 ,而我则是喜欢按照款号分类  。总之不论是什么方式的分类 ,都是为了方便我们处理、查找  。

       希望我们都能打好旺季效率战 ,做工作的主宰 ,不被工作支配 ,不被旺季打败!


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