4.如果收件人诸如政府、协会之类的一些对公机构 ，考虑到对方会收到很多不同公司的邮件 ，应在标题后面直接注明发件人公司 ，比如“XX活动报名表—402cc永利集团集团” ，以方便对方区分 。5.回复对方邮件时 ，可以根据回复内容需要更改标题 ，不要让标题出现一大串“RERE”字符 。RE太多 ，同一个问题盖了很高的楼 ，说明交流已经不畅 ，倒不如一通电话或即时通讯来得高效！同时也要注意区别回复和全部回复 ，如果只需发件人知道 ，用回复 ，需要发表结论性的答复 ，才需要全部回复 。不用对所有人不停的RE ，特别是上司 ，应首先跟发件人单独沟通 ，有结论了再知会大家 。
三、关于正文
1.邮件的开头要礼貌并恰当地称呼主要收件人 ，如果知道对方的职务 ，应按职务尊称对方 ，比如“X总”、“X经理” ，如果不清楚职务 ，则应按“x先生”、“x小姐”来称呼 ，这样做的另一个作用也可以明确提醒某收件人 ，此邮件是面向他的；在多个收件人的情况下可以称呼大家或者ALL 。不熟悉的人不宜直接称呼英文名 ，更不要还没认识的情况下就用“Dear xxx”称呼对方 。
2.邮件正文要简明扼要 ，句子通顺 ，建议使用拼音检查 ，可避免错别字 ，如果是英文邮件 ，最好把拼写检查功能打开 。
3.如果事情复杂 ，最好1、2、3、4的列几个段落进行明确说明 。多用“请、谢谢、您”之类的语句和称呼 ，以示尊重 。
4.一次邮件把所要表达的意思全部说清楚 ，特别是发给领导和上级部门的邮件 ，不要过后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件 。
5.适当用加粗和颜色字体标识重要信息 ，提醒收件人注意 ，但不要太频繁 ，否则提示效果会大大降低 。对于一些介绍或讨论性质的邮件 ，适当插入图片或表格 ，可以辅助阐述 ，将意思表述得更加清晰和清楚 。
6.每封邮件加上签名是很有必要的 ，签名可以事先编辑并保存 ，需要的时候再插入到邮件正文结尾处 ，这样对方可以清楚的知道发件人信息 。签名信息可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址、公司网址等信息 。并可在签名末尾引用公司的愿景、宣传口号等作为签名的一部分 ，如“耕彼南亩 ，益我邦畿” ，或者是你的座名铭 。并设置多个签名档 ，分别应用于对内、对私、对公等不同群体的邮件往来 。
四、关于附件
1.如果邮件带有附件 ，应在正文里面提示收件人 ，比如“具体请查看附件 。 。2.附件文件名应按有意义的名字命名 ，不要出现诸如“1.xls”、“文件.doc”等类似无法说明附件用途的文件名 。3.附件数目较多时应打包压缩成一个文件 ，并在邮件正文处简要说明每个附件文件的用途 。并注意附件的大小 ，如果附件过大很有可能就超出本方或对方邮件服务器的限制造成发送失败 。
五、语言选择
1.如果收件人中有外籍人士 ，应使用英文邮件交流 ，这点好理解 ，但如果收件人是其他国家和地区的华人 ，也应尽量采用英文交流 ，为什么？因为由于存在中文编码的问题 ，你的中文邮件在对方的电脑打开时 ，很有可能显示成为乱码 。2.尊重对方的习惯 ，不主动发起英文邮件 ，如果对方与你的邮件往来是中文 ，那么也请用中文邮件回复 。3.选择大方并且便于阅读的商务字体 ，中文建议用微软雅黑或宋体 ，英文建议用Verdana或Arial字型 ，字号用五号或10号字 。经研究证明 ，这是最适合在线阅读的字号和字体 。
